Общие и специальные функции менеджмента. Классификация функций менеджмента

1) Планирование (вид управленческой деятельности, связанной с установлением целей, разработкой стратегии и планов организации и ее составных частей)

Планирование предполагает решение о том, какими должны быть цели организации и что должны делать члены организации чтобы достичь их. Для этого функция «Планирование» отвечает на три вопроса:

1) где мы находимся в настоящее время? Отвечая на этот вопрос, руководители оценивают сильные и слабые стороны предприятия, т.е. выясняют что реально может добиться организация?;

2) куда мы хотим двигаться? – Здесь необходимо выяснить какие силы могут помешать достичь цели (конкуренция, законы, политические факторы, экономические условия);

3) как мы собираемся сделать это? – Т.е. понять, что должна сделать организация, чтобы достичь своих целей.

Планирование – это один из способов, с помощью которого руководство обеспечивает единое направление усилий всех членов организации к достижению ее общих целей.

Функция планирования дает следующие преимущества: 1) планирование дает нам возможность подготовить к использованию будущем благоприятных условий, 2) улучшает координацию деятельности в организации. 3) способствует более рациональному распределению ресурсов. 4) улучшает контроль в организации.

2) Организация (формирование структуры организации и управления, а также обеспечение всем необходимым для е нормальной работы: персоналом, материалами, оборудованием, зданиями, денежными средствами, рабочими местами и пр.)

Организовывать – значит создавать некую структуру. Существует много элементов, которые необходимо структурировать, один из них – работа (строительство жилья, сборка радио, страхование жизни и т.п.).

Функция организации - это формирование структуры организации, а также обеспечение всем необходимым для ее работы - персоналом, материалами, оборудованием, зданиями, денежными средствами. В любом плане, составляемом в организации есть создание реальных условий для достижения запланированных целей, часто это требует перестройки структуры производства и управления с тем, чтобы повысить их гибкость и приспособляемость к требованиям рыночной экономики. При планировании и организации работы руководитель определяет, что конкретно должна выполнить данная организация, когда и кто, по его мнению, должен это сделать. Если выбор этих решений сделан эффективно, руководитель получает возможность воплотить свои решения в реальность, используя важную функцию менеджмента, как мотивация.

3) Мотивация (руководство, лидерство) (деятельность по материальной и моральной мотивации персонала, активизации людей, работающих в организации, выбору наиболее эффективных каналов коммуникации и разрешению организационных конфликтов)

Мотивация - это процесс стимулирования кого-либо (отдельного человека или группы людей) к деятельности, направленной на достижение целей организации.

Функция мотивации - это деятельность, имеющая целью активизировать людей, работающих в организации, и побудить их эффективно трудиться для выполнения целей, поставленных в планах. Для этого осуществляется их экономическое и моральное стимулирование, обогащается само содержание труда и создаются условия для проявления творческого потенциала работников и их саморазвития. С конца XVIII по XX век было распространенное мнение, что люди всегда будут работать лучше, если у них есть возможность заработать больше. Считалось, таким образом, что мотивация - это простой вопрос, который сводится к предложению предоставления соответствующих денежных вознаграждений в обмен на усилие. Руководители узнали, что мотивация - это результат сложной совокупности потребностей, которые постоянно изменяются.

4) Контроль (мониторинг исполнения, сравнение результатов с целями, корректировка существенных отклонений, а также качественная и количественная оценка и учет результатов работы организации)

Контроль – это процесс обеспечения того, что организация действительно достигает своих целей.

Функция контроля - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Существуют три аспекта управленческого контроля. Первый аспект - установление стандартов - это точное определение цели, которая должна быть достигнута в определенное время. Оно основывается на планах, разработанных в процессе планирования. Второй аспект - это измерение того, которое было в действительности достигнуто в определенный период, и сравнения достигнутого с ожидаемыми результатами. Если эти обе фазы выполнены правильно, то руководство организации не только знает о том, что в организации существует проблема, ему известен и источник этой проблемы. Третий аспект - стадии, на которой выполняются действия, если это необходимо, для коррекции серьезных отклонений от начального плана. Одно из возможных действий - пересмотр целей для того, чтобы они стали реальнее и отвечали ситуации. Контроль - это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим.

5) Координация - это центральная функция процесса управления, обеспечивающая, во-первых, его бесперебой

Функция координация - это центральная функция менеджмента. Она обеспечивает достижение согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними. Наиболее часто используются отчеты, интервью, собрания, компьютерная связь, средства радио и телевещания, документы. С помощью этих и других форм связей устанавливается взаимодействие между подсистемами организации, осуществляется маневрирование ресурсами, обеспечивается единство и согласование всех стадий процесса управления (планирование, организация, мотивации и контроля), а также действие руководителей.ность и непрерывность и, во-вторых, взаимосвязь всех функций.

. Процесс управления - это совокупность непрерывных, последовательно выполняемых, взаимосвязанных действий по формированию и использованию ресурсов организации для достижения ею своих целей. Эти действия важны для успеха организации н называются функциями менеджмента. Таким образом, процесс управления является общей суммой всех функций .

Слово функция (от латинского funcitio - исполнение, осуществление) означает обязанность, круг или вид деятельности, назначение, роль

. Функции менеджмента - это относительно обособленные направления управленческой деятельности, позволяющие осуществлять определенное влияние на управленческий объект в целях достижения поставленной задачи

Функции менеджмента предприятием, объединением вытекают из содержания производственного процесса, определяются объектом и составом виришуемих задач. Они определяют специфику управленческого труда, тесно связаны с с другими категориями науки управления: структурой, методами, техникой, кадрами управления, информации и управленческими решениеми.

Функции должны иметь четко определенный смысл, проработанный механизм осуществления и определенную структуру, в рамках которой завершается ее организационное обособление. Под содержанием понимают действия, которые должны зд дийснюватися в рамках конкретной функцииї.

Содержание действий и функций, осуществляемых в процессе управления зависит от типа организации (административная, общественная), размеров и сферы ее деятельности (производство, образование, торговля, бытовые услуги), ров вня руководства в управленческой иерархии (высший, средний или ниже), роли его внутри организации (производство, маркетинг, финансы, кадры) и целого ряда других факторе.

По изменениями размера и типа производства функции управления остаются теми же, изменяется только объем работ по их выполнению. Так, независимо от размера предприятия на каждом из них выполняется функция п планирования. На крупном предприятии для ее выполнения может быть создан плановый отдел, на небольшом эту функцию может выполнять один экономист, а в малых организациях эти обязанности возлагаются на одного из специалистов по совместительству. По мере продвижения вверх от одного управленческого уровня к другому объем работ по функции увеличивается, в связи с чем возрастает и численность работников, которые ее выполняют. Таким образом создается единая система органов по выполнению каждой функции менеджментенту.

При углублении разделения труда менеджмент как единственная функция дифференцируется, происходит выделение и обособление специфических видов управленческой деятельности. Функцию выполняет определенное количество труда ивникив, каждый из которых в процессе ежедневной работы осуществляет отдельные виды работ. Правильное выделение функций позволяет близкие и похожие по характеру работы объединять в одно звено управления. Это упрощает стр уктуру и облегчает координацию деятельности функциональных подразделений аппарата управления предприятия, объединенияння.

На основе состава и объема работ по функциям определяют рациональную построение аппарата управления (отделов, служб, секторов) и численность специалистов по каждой функции, разрабатывают документы организац ции регламентирования (положения о службах, должностные инструкции и др.). Функциональное разделение процессов управления, их классификация имеют решающее значение, поскольку определяют цели задачи и нап рямкы деятельности всего аппарата управленияня.

92 Классификация функций менеджмента

Функции менеджмента в зависимости от задач исследования разделяют по следующим признакам: содержание процесса управления; принадлежности к сферам производственно-хозяйственной деятельности; содержанием выполняемых работ т и операций внутри функции управления (общее руководство, специализированная деятельность, техническое обслуживание); принадлежности к различным видам управленческого труда (производственной, экономической, технол огичнои, организационной и т.д..

В общественном производстве выделяют функции управления промышленностью, сельским хозяйством, транспортом; в сфере обращения - управление финансами, торговлей, материально-техническим обслуживанием. Функц ции менеджмента делятся на общие (универсальные), которые пригодны для различных процессов управления, потому что выражают сущность управления, а также конкретные (специальные) функции, которые передают содержание упр авлиння. Носителями общих функций есть вся управляющая система в целом, а конкретных - части системы, которые имеют локальный, специфический характер .

Общие функции менеджмента - планирование, организация, мотивация, контроль, координация, учет и анализ являются обязательными для всех предприятий. Каждая из этих функций для организации жизненно важная. Вместе с тем планирование как функция управления обеспечивает основу для других функций и считается главным, а функции организации, регулирования, мотивации, контроля и учета ориентированы на выполнение тактических и стратегических планеів.

. Планирование - главная функция менеджмента, которая предусматривает прогнозирование, определение целей, стратегии, политики и задач того или иного формирования; означает сознательный выбор решения что работы, как, кому и когда

. Организация как функция менеджмента направлена??на формирование управляющих и управляемых систем, а также связей и отношений между ними, обеспечивая упорядоченность технической, экономической, социально-психологической и правовой сторон деятельности каждого субъекта хозяйствования.

. Мотивация - это процесс побуждения работников к высокопроизводительному деятельности для удовлетворения своих потребностей и достижения целей организации

. Контроль - это система наблюдения и проверки соответствия функционирования предприятия установленным стандартам и другим нормативам, выявление допущенных отклонений от принятых решений и определение причин их невыполнении.

. Координация как функция менеджмента представляет собой процесс, направленный на обеспечение пропорционального и гармоничного развития разных сторон (производственной, технической, финансовой и др.) объекта при оптимальных затратах ю атериальних, финансовых и трудовых ресурсев.

. Регулировка - это вид управленческой работы, целью которой является преодоление противоречия между организацией и дезорганизацией, порядком и факторами, которые нарушают этот порядок

Функции аппарата управления, которые зависят от особенностей управляемых объекта, называются специальных или конкретных. В условиях отраслевых предприятий выделяют следующие специальные функции ее управления .

1. Общее линейное руководство предприятием и его производственными подразделениями включает: решение вопросов развития хозяйства и мобилизация работающих на их выполнение, контроль принятых стратегических ре. Ишэн; внешние связи, организация работы коллективных органов управления (собрания акционеров, совета директоров, руководителей внутрихозяйственных кооперативов и др..).

Функции общего руководства выполняют руководители предприятий и учреждений (их заместители), производственных подразделений (бригадиры, мастера, заведующие фермами), обслуживающих подразделений (заведующие мехмастер рнямы и гаражами, строительными бригадами), а также частично руководители ряда функциональных звеньев. Эти функции различают в первую очередь по уровню управления и напрямую связаны с иерархичностью структуры ап. Арата, что составляет основу линейного подчиненияя.

2 оперативные планирования и управления производством предусматривает: разработку оперативных планов, составление задач, сбор информации о выполнении работ, распределение материальных и трудовых ресурсов, контроль т и регулирования производства, проведение нарядов и диспетчерских совещаний, разработку оперативных решений, контроль за выполнением принятых решенийь.

Выполнение этой функции содержится в обеспечении необходимой согласованности действий всех звеньев предприятия, выполнения оперативного планирования работы предприятия и его подразделений, осуществление оперативной пи идготовкы производства (готовность техники, необходимых материалов, наличие рабочей силы), контроль за выполнением производственной программы. Особое внимание необходимо уделить согласованию работы всех служб пи дприемства, быстрому устранению розбижностей.

Осуществляют эту функцию в основном руководители производственных подразделений, работники диспетчерской службы, а также руководители предприятий и хозяйств, главные специалисты

3. Управление технологической подготовкой обеспечивает разработку и внедрение прогрессивной технологии, которая способствует производству конкурентоспособной продукции. Для достижения этого: совершенствуется технологии. Ичне процессы, составляются технологические карты, планы, инструкции, осуществляется контроль за соблюдением выполнения технических и технологических требований производства продукции оформляются заявки на материально о-технические ресурсы; проводятся природоохранные и профилактические мероприятия; изучается передовой опыт и обучение кадреів.

4. Управление технической подготовкой производства, энергетическим и транспортным обслуживанием - осуществляется специалистами инженерного профиля. В их задачу входит обеспечение эксплуатационной готовности и соответствующих технических средств и обеспечения основного производства различными видами техники, энергии, транспортом своевременное выполнение необходимых ремонтных работ, расчет потребности в технических сред х, в запасных частях, подготовка документации на списание с баланса предприятия техники и оборудования, обеспечение работающих оборудование и инструментом.

5. Прогнозирование и технико-экономическое планирование - выполняют в основном специалисты планово-экономической службы, а также в некоторой степени руководители предприятий и главные специалисты. В их обязанности входит ь: разработка долгосрочных прогнозов, основных разделов бизнес-плана; технико-экономическое обоснование направлений капиталовложений, определение экономической эффективности технологических и технических решений; разработка норм и нормативов по труду и заработной плате; организация контроля за выполнением плановых показателей и задач, разработка мер по стимулированию деятельности работающих; качественное выполнение работ по этой функции положительно влияет на результаты работы предприятийва.

6 Управление трудовыми ресурсами и социальным развитием организации - осуществляют руководители и специалисты подразделений, а также работники отдела кадров. Эта функция включает: планирование потребности в кадрах и их учет, подготовку, переподготовку и повышение их квалификации, контроль за состоянием трудовой дисциплины, составление графиков отпусков аттестации руководителей и специалистов, управление продвижением по службе; отчетность по кадрам, выдача характеристик и справок по требованию различных организаций, а также создание благоприятного социально-психологического климата в трудовых коллективаах.

7. Организация труда и заработной платы - занимаются экономисты и основными направлениями этой функции являются: изучение и внедрение эффективных форм организации и систем оплаты труда, разработка мероприятий мотива ции труда к высокопроизводительной работы; расчет премий на других вознаграждений, контроль за правильностью оформления договоров и калькуляций к ним; нормирования всех видов труда, разработка расценок; анали из затрат рабочего времени, контроль за использованием фонда заработной платы, присвоении классов и разрядов работающим, проектирование управленческого аппарата, расходов на его содержание, разработка положений о с труктурни подразделения и должностные. Инструкцииї.

8 Управление материально-техническим обеспечением . Эту функцию в основном выполняют заведующие складами, экспедиторы, а также главные специалисты и руководители. Основными направлениями их управленческой деятельно ости являются: составление заявок и заказов на материалы и изделия, контроль за выполнением заявок, составление лимитно-заборных карт, организация складского хозяйства, разработка графиков реализации продукции, осуществление взаимосвязей с поставщиками, заготовительными и торговыми организациямями.

9. Управление маркетингом является новой функцией в управленческом процессе, которая обусловлена??формированием адекватного рынка механизма управления производственно-сбытовой деятельностью предприятия. Управление маркетингово й деятельностью обеспечивается высококвалифицированными маркетологами и экономистами. Основные направления работы: всестороннее изучение рынка и требований потребителей, исследования динамики действующего и потенциального попы ту, анализ конъюнктуры рынка; реклама продукции и услуг; исследование взаимосвязи между ценой на продукцию и спросом, анализ себестоимости продукции и каналов ее реализации; прогнозирования ценовой пол итикы, изучение наиболее эффективных мест торговли, планирования ассортимента продукции, разработка плана маркетинга на предприятияхтві.

На крупных предприятиях, особенно объединениях промышленных и агрохолдинги, рекомендуется создавать самостоятельную службу маркетинга, а в небольших организациях - объединять ее с экономической или матери иально-сбытовой служебным.

10. Управление капитальным строительством и реконструкцией - эта функция включает: разработку планов строительно-монтажных и ремонтных работ; заключение договоров на работы с подрядчиками, контроль за зданий ьно-монтажными работами, ввод в эксплуатацию производственных и других объектов, подготовка проектной документации. Выполняют эту функцию инженеры-строители, прорабы, мастера, нормировщики по стро твву.

11. Управление финансовыми ресурсами и учету - осуществляют руководители предприятия, бухгалтеры, учетчики, табельщики, кассиры. Основными видами их деятельности являются: своевременный учет материальных ценностей выхода продукции и производственных затрат, осуществление режима экономии составление финансового плана и расчет потребности в средствах, ведение статистической отчетности, управление основными фондами и оборотным к. АПИТАЛ, анализ финансового состояния предприятия , его платежеспособности и ликвидности, контроль за правильным расходованием финансовых средств и производственных ресурсов, дебиторской и кредиторской задолжен анистю, проведение оптимальной дивидендной политики, подготовка предложений по повышению финансовой устойчивости предприятийва.

12. Охрана труда и техника безопасности осуществляется инженерами по охране труда, в должностные обязанности которых входят: входной инструктаж по технике безопасности при приеме на работу; переаттестация и принятия зачетов по технике безопасности, контроль за соблюдением законодательных норм, правила техники безопасности и производственной санитарии; расследования несчастных случаев на производстве, составление заявок на спецодежду и з исни средства, организация медицинских осмотров, подготовка квартальных и годовых отчетев.

13. Контроль за качеством труда и продукции осуществляют квалифицированные специалисты, которые ведут разработку и совершенствование комплексной системы управления качеством на предприятии, следят за соблюдением стандар артов на производимую и переработанную продукцию; организуют контроль и дают оценку качества труда; вносят предложения по ее стимулированиюю.

14. Управление хозяйственным обслуживанием и делопроизводством занимаются заведующие хозяйством и культурно-бытовыми учреждениями, делопроизводители, секретари, которые обеспечивают нормальные условия для выполнения осно овних функциий.

Делопроизводство обеспечивает регистрацию и исполнения документов, контроль за их прохождением и хранением, поступления в архив. Функцию в крупных предприятиях выполняет канцелярия, в небольших-секретарь

15. Управление внешнеэкономической деятельностью осуществляют специально подготовленные высококвалифицированные специалисты, которые занимаются налаживанием внешнеэкономических связей, поиском зарубежных. Инвест коров и партнеров; проведением переговоров, созданием совместных предприятий, развитием лизинговых операций; расширением экспортных поставок и импортных операций, лицензированием внешнеэкономической действие льности; информационным обеспечением руководителей по внешнеэкономической деятельностиі.

Понятие и сущность функций менеджмента

Определение

Понятие «функция» (от лат. funcitio – исполнение, осуществление) означает круг обязанностей, вид деятельности, назначение или роль.

Процесс управления имеет циклический характер, является непрерывным во времени и пространстве. Временные параметры от нескольких минут до нескольких месяцев, пространственные параметры – от низших ступеней иерархии до высших. И таким образом, функциональными элементами процесса управления являются функции. Из чего следует, что функции менеджмента представляют собой обособленные и в то же время взаимосвязанные направления управленческой деятельности, оказывающие определенное влияние на управляемый объект с целью выполнения поставленной задачи.

В настоящее время так и не сложилось общее понимание функций менеджмента и их классификации. Впервые функции управления были выделены А. Файолем. Ученый выделял такие функции: планирования, организация, руководство, координация и контроль. Американские ученые Г. Кунц и С. О. Доннел выделяли функции планирования, организацию, комплектования штатов, руководства и лидерства, а также функцию контроля. Отечественные ученые к этим функциям добавляют еще целеполагание, прогнозирование, принятие решений, мотивацию и др.

Функции менеджмента организации вытекают из содержания производственно-организационного процесса, определяются субъектом и объектом управления и составом задач. Также функции управления определяют специфику управленческого труда, имеют тесную связь с другими категориями науки управления, среди которых: структура, методы, техника, кадры управления, информация и управленческие решения.

Для полноценного осуществления функций менеджмента, последние должны обладать четко определенным смыслом, проработанным механизмом осуществления и определенной структурой, в рамках которой завершается ее организационное обособление. При этом под содержанием функции понимают совокупность действий, осуществляемых в рамках конкретной функции.

Однако это содержание зависит от типа организации, которая может быть административной или общественной, от размеров и сферы ее деятельности, это может быть производство, образование, торговля, бытовые услуги). На содержание также оказывают влияние уровни руководства в управленческой иерархии – высший, средний или нижний уровень управления, и его роли внутри организации, среди которых можно выделить производство, маркетинг, финансы, кадры и др.

Что касается изменений размера и типа производства, то содержание функций не меняется, меняется только объем работ по их выполнению. Например, независимо от размера и типа организации в каждой из них выполняется функция планирования. Разница только в том, что на крупном предприятии может быть создан целый плановый отдел, выполняющий эту функцию, а в небольшой организации функцию планирования может выполнять один экономист. В малых организациях обязанности по планированию возлагаются на одного из специалистов по совместительству. Также по мере продвижения менеджера по иерархической лестницы управления объем работ по функции увеличивается, что сказывается на увеличении численности сотрудников, которые ее выполняют. Из этого мы видим, что вот таким образом создается единая система органов по реализации каждой функции менеджмента.

Со временем разделение труда сказалось на том, что менеджмент как единственная функция дифференцируется, начинается выделение специфических видов управленческой деятельности, и их дальнейшее обособление. Различные функции выполняются определенными людьми, за каждым из которых закреплена эта функция как основная часть их процесса ежедневной работы. Правильное выделение функций управления позволяет объединить в одно звено управления близкие по характеру работы, что значительно упрощает структуру и делает более доступной и четкой координацию деятельности функциональных подразделений управленческого аппарата организации.

Всвязи с этим необходимо отметить, что на основе состава и объема работ по основным функциям происходит выделение отделов, служб и секторов, образующих рациональное построение аппарата управления и численность сотрудников, закрепленных за каждой функцией. Также осуществляется разработка документов организации, регламентирующих отдельные функции. Этими документами являются положения о службах, должностные инструкции и пр.

Функциональное разделение управленческих процессов и их классификация имеют решающее значение, т. к. связаны с определением целей, задач и направлений деятельности всего аппарата управления.

Классификация функций менеджмента

С точки зрения поставленных перед организацией задач функции менеджмента делят по следующим основаниям:

• содержание процесса управления;
• принадлежность к сферам производственно-хозяйственной деятельности;
• содержание выполняемых операций внутри функции управления, среди которых выделяют общее руководство, специализированная деятельность и техническое обслуживание;
• принадлежность к различным видам управленческого труда: производственный труд, экономический, технологичный, организационный и др.

На основе этого разделения необходимо уточнить, что в общественном производстве выделяют функции управления промышленностью, транспортом и сельским хозяйством; в сфере обращения – управление финансами, торговлей и материально-техническим обслуживанием. Функции менеджмента также можно разделить на общие, пригодные для различных процессов управления, т. к. выражают сущность управления, и конкретные функции, передающие содержание управления. Носитель общих функций есть вся управляющая система в целом, а конкретных функций – лишь часть системы, которая имеют локальный, специфический характер.

В качестве общих обязательными для всех предприятий определяют функции планирования, организации, мотивации , контроля, координации, учета и анализа. Каждая из этих функций для организации жизненно важна. Вместе с тем функция планирования обеспечивает основу для других функций и считается главной, остальные функции организации, регулирования, мотивации, контроля и учета ориентированы на выполнение стратегических и тактических планов. Таким образом:

Определение

Планирование – это главная функция менеджмента, предусматривающая прогнозирование, определение целей и стратегии, политики и задач того или иного формирования; планирование можно рассматривать как сознательный выбор решения.

Организация как функция управления направлена на формирование управляющих и управляемых систем, связей и отношений между ними, обеспечивая упорядоченность технической, экономической, социально-психологической и правовой сторон деятельности любого субъекта хозяйствования.

Мотивация представляет собой процесс побуждения сотрудников к высокопроизводительному труду для достижения своих целей и целей организации, удовлетворение потребностей работников.

Определение

Контроль – система наблюдения и проверки на соответствие функционирования предприятия установленным нормам и стандартам, выявление возможных допущенных отклонений от принятых решений и определение причин их несоответствия запланированному.

Координация как функция менеджмента представляет собой процесс, направленный на обеспечение пропорционального и гармоничного развития производственной, технической, финансовой и других сторон объекта при оптимальных затратах материальных, финансовых и трудовых ресурсов.

Определение

Регулирование – вид управленческой работы, цель которой в преодолении противоречий между организацией и дезорганизацией, порядком и факторами, нарушающими этот порядок.

Такие функции менеджмента, как целеполагание, прогнозирование, мотивация, предназначены для реализации функций предназначения организации – функционирование и развитие системы управления. Остальные функции, среди которых планирование, организация, координация и контроль, необходимы для реализации интегральной функции управленческого процесса – функции принятия и реализации управленческих решений.

Введение

Роль менеджмента, в настоящее время прибрела общепризнанный характер - руководители в своей деятельности опираются на теоретические основы функций менеджмента. При изучении менеджмента важно знать, что менеджмент - это также область человеческого знания, помогающего осуществлять управление, опираясь на определенные функции, потому что работа по достижению целей с помощью других - это не какое-то единовременное действие, а серия непрерывных взаимосвязанных действий. Эти действия, каждое из которых само по себе является процессом, очень важны для успеха организации. Их называют управленческими функциями. Каждая управленческая функция тоже представляет собой процесс, потому что также состоит из серии взаимосвязанных действий. Процесс управления является общей суммой всех функций.

На протяжении XX века менеджмент выступал в роли дисциплины, организующей экономическую деятельность. Непрерывный поиск более эффективных форм управления организациями формировал направление экономической эволюции. По мере накопления и практического закрепления знаний происходило формирование принципов эффективного руководства. В условиях современного индустриального роста впервые эти принципы были сформулированы классиками в концепции управления.

Функции менеджмента

Функции управления многообразны. Существуют различные подходы к их классификации. Одним из таких подходов может быть разделение функций на общие и специализированные. К общим принято относить: планирование, организацию, мотивацию и контроль. Иногда к этим функциям относят и координацию, но чаще ее считают подфункцией, обеспечивающей согласование и взаимодействие остальных функций. Краткое содержание каждой из общих функций менеджмента:

• 1. Планирование - это функция «номер один», она касается целей организации и их достижения. Отвечает на вопросы: где мы находимся? Куда хотим идти? Как это сделать;
• 2. Организация - это структура подразделений, делегирование полномочий и обязанностей, регламентация взаимоотношений, использование ресурсов;
• 3. Мотивация - это приведение планов в действие, мобилизуя людей, побуждая их к работе;
• 4. Контроль - это проверка людей и их работы для обеспечения выполнения плана. В процессе контроля можно получить ответы на следующие вопросы: чему мы научились? Что в следующий раз следует делать иначе? В чем причина отклонений от намеченного? Какое воздействие оказал контроль на принятие решений.

Мотивация и контроль составляют сущность руководства.

Координация - достижение согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними.

Характер этих связей может быть самым различным, так как он определяется координируемыми процессами.

Наиболее часто используются отчеты, интервью, собрания, компьютерная связь, документы.

Специализированные функции включают в себя управление:

• 1. Производством;
• 2. Экономикой и финансами;
• 3. Персоналом;
• 4. Маркетингом;
• 5. Технической политикой и инновациями.

Специализированные функции в большей степени, чем общие зависят от характера деятельности организации - предпринимательская или бюджетная. Внутри этих двух групп специализированные функции также различны, например для крупного, среднего и малого бизнеса. Внутри бюджетной сферы есть различия в функциях, например образовательных, медицинских учреждений.

Функция планирования.

Планирование (стратегическое) - это одна из важнейших функций управления, обеспечивающая основу всех управленческих функций. Другие функции: организация, мотивация и контроль ориентированы на выполнение стратегических планов. Наиболее существенным при планировании является выбор цели организации. Для того чтобы цели способствовали эффективной деятельности организации, они должны соответствовать ряду требовании, быть конкретными и измеримыми. Началом выполнения функции планирования является постановка целей. Она включает следующие этапы:

• 1. Выбор цели;
• 2. Определение исходных предпосылок для предстоящего принятия решений;
• 3. Поиск и определение альтернатив для принятия решений;
• 4. Выбор наилучшей альтернативы среди имеющихся;
• 5. Исполнение плана.

При выполнении функции планирования, как правило, принимаются эффективные решения. В основе принятия таких решений лежит действие двух факторов:

• а) Выбор наилучшей альтернативы;
• б) Учет возможностей исполнителей принимаемого решения;

Этими факторами определяется качество решения.

Планирование исключает выполнение незапланированных действий, поскольку они могут быть неадекватны поставленной цели.

При осуществлении функции планирования учитываются следующие требования:

• 1. Устранить отрицательный эффект неопределенности и измерения;
• 2. Сосредоточить внимание на основных задачах этого этапа;
• 3. Составить бюджеты;
• 4. Облегчить контрольную функцию управления.

При выполнении функции планирования реализуется принцип принятия обязательств, который рассматривается с учетом гибкости самого планирования для уменьшения риска потерь (финансовых, материальных).

Функция организации.

А. Файоль говорил об организации как об одной из функций управления: «Организовать предприятие - значит снабдить его всем тем, что необходимо для его функционирования: сырьем, оборудованием, деньгами, персоналом». Исходными предпосылками выполнения функции организации являются следующие факторы:

• а) Учет руководителем своих возможностей (потенциальных и реальных), а также имеющихся резервов (материальных, людских);
• б) Учет возможностей своих исполнителей;
• в) Правильная расстановка персонала.

Смыслом организационной работы менеджера является установление и поддержание определенного порядка в деятельности. Организация в сфере управления - это работа с персоналом, создание организационных систем, маркетинговая, информационная и экономическая деятельность коллектива. Деятельность по координации работы других людей составляет сущность управления. Для того чтобы организация могла выполнить свои цели, ее задачи должны быть скоординированы посредством вертикального разделения труда. По этой причине управление является важнейшей деятельностью в организации. Общее для всех организаций - это то, что они нуждаются в управлении.

Функция мотивации.

В жизни поведение человека всегда мотивировано. Под мотивом понимают активные движущие силы, определяющие поведение людей, мотивация - система факторов (побудительных сил), способствующих выполнению определенной задачи.

Мотивация в организационном контексте - это процесс побуждения себя и других работников к активной деятельности для удовлетворения личных потребностей и для достижения целей организации. С другой стороны, мотивация как создание внутреннего побуждения к желательным действиям является сложным психологическим процессом.

Упрощенную модель процесса мотивации можно представить состоящей из трех элементов: Потребности, Целенаправленное поведение, Удовлетворение потребностей. Функция мотивирования в процессе управления деятельностью организации является одной из сложнейших, поскольку основным действующим лицом является личность работника. Менеджеры, осуществляющие эту функцию, придерживаются следующей схемы действий:

• 1. Знание самых существенных потребностей исполнителей;
• 2. Учет личностных особенностей исполнителей;
• 3. Понимание своих работников, их целей, желаний, стремлений;
• 4. Применение индивидуального подхода к работникам, когда это требуется;
• 5. Учет межличностных отношений внутри группы;
• 6. Умение поощрять работников;
• 7. Оказание поддержки и помощи исполнителям решений;
• 8. Знание об отношении к труду у работников;
• 9. Доброжелательность в обращении с подчиненными;
• 10. Проявление терпимости и доброжелательности в разговоре с исполнителями.

Для направления стремлений работника на достижение поставленных целей часто употребляется термин «стимулирование труда», под которым понимается широкий арсенал методов для выполнения принятых решений и намеченных работ.

Функция контроля.

Контроль - одна из основных функций обеспечения процесса управления. Она занимает большую часть времени менеджера. Функция планирования циклична: в начале периода, года, квартала и т. д.

Функции контроля в том или ином виде менеджеру приходится выполнять ежедневно. Поэтому контроль - главный инструмент выработки политики и принятия решения.

Есть только одна задача выше рангом - это постановка цели.

Контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Он состоит из установки стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок, если полученные результаты в существенной степени отличаются от установленных стандартов. Осуществление функции контроля - это постоянное сравнение того, что есть, с тем, что должно быть. И контролировать может только тот, кто знает, что в действительности должно быть, и своевременно делает это достоянием других. В контроле можно выделить две стороны: организационную и поведенческую.

Организационная сторона контроля. В ней выделяют четыре стадии:

• 1. Установление норм деятельности или стандартов, то есть точное определение целей, которые должны быть достигнуты в определенный отрезок времени. Она опирается на целевое планирование;
• 2. Отбор данных о фактическом состоянии дел как результат исполнения или измерения того, что было в действительности достигнуто за определенный период. При этом важно иметь необходимую информацию, используя как компьютерные средства, так и традиционные отчеты исполнителей и анализы статистики;
• 3. Оценка и сравнение достигнутого с ожидаемым результатом. Здесь главным становится установление факторов, которые определяют отклонение реальных результатов от первоначальных установок;
• 4. Выработка и осуществление корректирующего действия, если есть отклонения от первоначального плана. Возможен также и пересмотр ориентиров с целью сделать их более реалистичными и соответствующими ситуации. Здесь важно представление о том, где как и когда следует предпринять корректирующие действия, пока ситуация не переросла в кризисную.

Контроль должен прежде всего ориентироваться на результат, производиться своевременно, быть простым и экономичным. Отвечать существу проводимой работы.

Поведенческая сторона контроля. Человеческий фактор при контроле - это психологическая реакция подчиненных на контролируемые функции. Для многих людей контроль означает прежде всего ограничения, принуждение, отсутствие самостоятельности - все то, что не совпадает с представлениями о свободе личности. Однако возможен другой подход: контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

При правильном контроле можно быстро получить данные об успехах или неудачах и сделать выводы на будущее.

Контроль за результатами деятельности является очень важным, поскольку именно он определяет успех организации. Оценка основных результатов выполнения поставленных задач организации является предпосылкой целенаправленного контроля. Измерение результатов с помощью заданных стандартов позволяет менеджерам определить, какие действия нужно предпринимать в конкретной ситуации.

Эффективное управление и лидерство заключается в творческом решении проблем, мотивации сотрудников и обеспечении того, чтобы организация достигала поставленных целей и выполняла поставленные перед ней задачи. В теории менеджмента выделяют несколько основных функций управления и руководства: планирование, организация, мотивация, координация и контроль. Эти функции отделяют процесс управления от других бизнес-функций таких, как маркетинг, бухгалтерский учет и финансы.

Планирование в менеджменте

Это основная функция менеджмента. Функция планирования заключается в возможности планирования деятельности организации с учетом внешних и внутренних факторов, грамотное планирование позволяет организации работать бесперебойно. Планирование включает определение целей и наиболее эффективного курса действий, необходимого для достижения этой цели. Как правило, планирование предполагает гибкость, поскольку человек, занимающийся планированием, должен координировать свои действия со всеми уровнями управления и руководства в организации. Планирование также предполагает знание ресурсов компании и будущих целей бизнеса. Планирование - это процесс, состоящий из нескольких этапов. Процесс начинается с проверки внешней среды, это означает, что менеджер должны знать о критических непредвиденных обстоятельствах, с которыми сталкивается их организация с точки зрения экономических условий, конкурентов и клиентов. Затем менеджеры должны попытаться спрогнозировать будущие условия. Эти прогнозы составляют основу для планирования.

Планировщики должны установить цели, т.е. что необходимо достичь и когда. Затем они должны определить альтернативные направления действий для достижения целей. После оценки различных альтернатив необходимо принять решение о лучших методах действий для достижения целей и сформулировать необходимые шаги и обеспечить эффективное осуществление планов. Наконец, менеджеры должны постоянно оценивать успех своих планов и при необходимости предпринимать корректирующие действия.

Существует несколько типов планов:

• Стратегическое планирование включает анализ конкурентных преимуществ и угроз, а также сильных и слабых стороны организации, а затем определение того, как позиционировать организацию для эффективной конкуренции в своей среде. Стратегическое планирование имеет длительный срок (три или более лет). Стратегическое планирование часто основывается на миссии организации, которая является основой ее существования. Высшее руководство организации чаще всего проводит стратегическое планирование.
• Тактическое планирование представляет собой промежуточное (от одного до трех лет) планирование, предназначенное для разработки относительно конкретных средств для реализации стратегического плана. Руководители среднего звена часто участвуют в тактическом планировании.
• Оперативное планирование обычно предполагает осуществление целей и задач всей организации или подразделения, а также определяет пути их достижения. Оперативное планирование - это краткосрочное (менее года) планирование, предназначенное для разработки конкретных шагов действий, которые поддерживают стратегические и тактические планы.

Организация

Организационная функция менеджмента определяет общую структуру компании. Организационная структура является основой компании; без нее повседневная работа бизнеса становится сложной и неудачной. Организация предполагает назначение задач и обязанностей сотрудникам с определенными навыками, необходимыми для выполнения задач. Организация также предполагает развитие организационной структуры и взаимодействие внутри компании.

Мотивация

Мотивационная функция менеджмента связана с удовлетворением потребностей персонала организации. Основная цель – стимулирование персонала для достижения целей организации. Стимулирование может быть выражено как в материальном, так и моральном поощрении.

Координация в менеджменте

Координационная функция менеджмента соединяет в себе всю деятельность компании по организации, планированию и мотивации, а также обеспечивает совместную работу всех мероприятий на благо организации. Как правило, координирующие мероприятия осуществляются на совещаниях и других встречах по планированию с руководителями подразделений компании для обеспечения того, единого видения работы. Выполнения поставленных целей и задач. Координация включает в себя связь, контроль и руководство со стороны менеджмента организации.

Контроль

Контролирующая функция менеджмента полезна для обеспечения того, чтобы все другие функции организации были созданы и успешно работали. Контроль включает в себя установление стандартов производительности и контроль за производительностью сотрудников для обеспечения соответствия производительности каждого сотрудника этим стандартам. Процесс контроля часто приводит к выявлению ситуаций и проблем, которые необходимо решить, создавая новые стандарты производительности. Уровень производительности влияет на успех всех аспектов организации.