Какая печать должна быть в трудовой. При изменении записей и данных. Ставится ли печать в трудовую книжку при приеме на работу
С какого момента отменены печати в трудовых книжках? Все ли вправе отказаться от печатей в трудовых книжках? Обязательно ли издавать приказ об отказе использования печатей? Давайте разбираться.
Вводная информация
С 7 апреля 2015 года организации могут отказаться от использования круглых печатей. Такое право у них появилось после того, как вступил в силу Федеральный закон от 06.04. 2015 № 82-ФЗ. С указанной даты ООО и АО вправе самостоятельно решать, иметь ли им печать.
Но обязательно ли ставить печати в трудовых книжках? Этот вопрос волнует очень многих кадровиков и бухгалтеров. Более того, этот вопрос важен и для работников. Ведь многие будет очень недовольны, если в их трудовых книжках не будет никаких печатей.
Спорный вопрос
Обязанность ООО и АО использовать печать может устанавливаться только в федеральном законе (абз. 1 п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ, абз. 1 п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ). Однако требования использовать печать для заверения записей в трудовой книжке в федеральных законах нет. Получается, что организации вправе не проставлять печати на трудовых книжках, если у них нет печати.
Однако существуют подзаконные акты, которые обязывают организации проставлять печать на титульном листе и при увольнении. Такие требования содержаться:
- в абзаце 1 пункта 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225;
- абзац 2 пункта 2.2, абзац 2 пункта 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69
При этом интересно, что Роструд в письме от 15.05.2015 № 1168-6-1 сообщил, что организации, по-прежнему, обязаны заверять записи в трудовых книжках печатями.
В итоге получалась спорная ситуация: законодательство разрешает не иметь печать с 7 апреля 2016 года, а Роструд настаивает на обязательном проставлении печатей в трудовых книжках.
Проекты Минтруда об отмене печатей
Минтруд решил исправить сложившуюся ситуацию и подготовил проект приказа «О внесении изменений в Инструкцию по заполнению трудовых книжек». Эти документом предусмотрены изменения в пункт 2.2 и 2.3 Инструкции, согласно которым печать в трудовых книжках на первом листе проставляется только «при наличии». То есть, если печати у организации нет, то и проставлять оттиск печати не нужно.
Также Минтрудом подготовлен и проект разъяснения по Правилам ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
Чиновники разъясняют следующее:
- положение абзаца первого пункта 35 <Правил ведения и хранения трудовых книжек> о заверении печатью при увольнении работника (прекращении трудового договора) всех записей, внесенных в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя хозяйственными обществами соблюдается при наличии печати, а также на первой странице трудовой книжки, вкладыше в трудовую книжку, осуществляется при наличии печати;
- записи, внесенные в трудовую книжку работника за время работы, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и подписью самого работника.
Таким образом, подготовленные проекты документов предусматривают, что печать в трудовых книжках обязательно проставлять только при ее наличии.
Указанные проекты позднее были утверждены официально, а именно:
Приказ Минтруда России приказом от 31.10.2016 № 589 “Об утверждении разъяснения по некоторым вопросам применения правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства Российской федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 “О трудовых книжках”;
Приказ Минтруда России от 31.10.2016 № 588н “О внесении изменений в Инструкцию по заполнению трудовых книжек, утвержденную постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 г. № 69”.
Некоторые работодатели не обязаны иметь печать в силу закона (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). Легитимно ли отсутствие печатей в трудовых книжках работников, и как в таком случае заверять внесенные в них записи?
Можно не ставить печать в трудовой книжке?
Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовая книжка установленного образца (ст. 66 ТК РФ). Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для него основной.На титульном листе формы трудовой книжки (утв. пост. Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее — Постановление)) предусмотрено место для печати. В соответствии с пунктом 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. пост. Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее — Постановление)) (далее — Правила) при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника.
Федеральным законом «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ» (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ) обязательность применения круглой печати юридическими лицами отменена. Исключением являются случаи, когда такая обязанность предусмотрена федеральным законом. Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе организации.
В связи с масштабным внедрением в делопроизводство электронной подписи, а также учитывая, что наличие печати на документе не всегда может говорить о ее достоверности, было принято решение о необязательности печати в организациях при оформлении различных документов.
В связи с этим возникли вопросы: возможно ли отсутствие печатей в трудовых книжках работников, и как должны заверяться внесенные в них записи.
В соответствии с пунктом 4 Постановления давать разъяснения по вопросам применения Правил уполномочено Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации. На этом основании ведомство выпустило «Разъяснение по некоторым вопросам применения Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 “О трудовых книжках”» (утв. приказом Минтруда России от 31.10.2016 № 589н (далее — Разъяснение)).
Согласно указанному Разъяснению проставление печати на первой странице трудовой книжки, вкладыше в трудовую книжку, а также в некоторых других случаях (абз. 1 п. 35, абз. 4 п. 41 Правил) осуществляется при наличии печати.Если в организации отсутствует печать, записи, внесенные в трудовую книжку работника за время работы в данной организации, заверяют подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек.
Правила заполнения трудовой книжки на примерах
Далее на примерах приведем основные правила заполнения трудовой книжки.Трудовую книжку оформляют на каждого работника, который проработал в организации больше пяти дней. При приеме на работу граждан, у которых ее пока нет, нужно заводить новую трудовую книжку. Трудовая книжка состоит из трех частей:
- титульный лист;
- сведения о работе;
- сведения о награждении.
- фамилию, имя, отчество;
- дату рождения (число, месяц, год);
- образование, профессию, специальность.
В нижней части титульного листа ставят дату заполнения трудовой книжки. Правильность внесенных сведений заверяют своими подписями сам работник и лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек. После этого нужно поставить печать (при ее наличии) организации. Если печать в организации отсутствует, внесенные сведения заверяют подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек.
Раздел «Сведения о работе» состоит из нескольких граф:
- графа 1 «Номер записи»;
- графа 2 «Дата (число, месяц, год)»;
- графа 3 «Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении»;
- графа 4 «Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись».
Пример 1
В ОАО «Заря» 06.02.2017 принята на должность бухгалтера А.А. Иванова. Запись в трудовой книжке приведена ниже.Если сотрудник увольняется, то запись об этом нужно сделать непосредственно в день увольнения. В остальных случаях отразить сведения в трудовой книжке надо в течение недели с момента составления приказа.
Необходимо отметить, что сведения о работе по совместительству вносят в трудовую книжку только по желанию работника.
Запись об увольнении сопровождают ссылкой на статью и пункт Трудового кодекса Российской Федерации, по которым увольняется работник. Ее заверяют печатью организации (при ее наличии) и подписью работника, который отвечает за ведение трудовых книжек.
Если печать в организации отсутствует, внесенные сведения заверяют подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек.
Кроме этого, должен поставить свою подпись и сам работник. Тем самым он подтверждает, что ознакомился и согласен со всеми записями, которые сделаны в его трудовой книжке за время работы на фирме.
Пример 2
Из ОАО «Заря» 20.01.2017 по собственному желанию уволилась И.И. Сидорова. Запись об увольнении будет выглядеть так, как показано ниже.Корректное заполнение трудовой книжки позволит избежать многих проблем, как у самого работника, так и у работодателя. Поэтому при первичном оформлении такого документа, увольнении работника и в некоторых других случаях необходимо определиться, где правильно ставить печать в трудовой книжке. От этого зависят многие важные моменты, например, действительность совершенной записи.
Место, где должна ставиться печать
Печать организации или печать кадровой службы ставится в следующих местах:
В сведениях о работе печать организации-работодателя ставится только единожды – при увольнении.
При приеме на работу вносится лишь соответствующая запись, содержащая:
- дату принятия на работу,
- полное наименование организации,
- назначение в определенный отдел,
- название должности, специальность либо профессия,
- номер, дату и название документа, на основании которого произведено зачисление в штат.
Как правильно поставить штамп в трудовую книжку
Чтобы исключить ситуацию, когда у специалистов кадровых служб возникают вопросы, связанные с действительностью трудовой книжки, нужно правильно расположить печать. В этой связи она должна захватывать название должности сотрудника частично так, чтобы легко читалась подпись работника и ее расшифровка. Они не должны вызывать никаких сомнений. Кроме того, сам штамп, оставленный печатью должен быть ясным, четким, хорошо читаемым и просматриваемый.
Какую печать выбрать?
Действующим законодательством закреплено положение, в соответствии с которым можно выделить две разновидности печатей, которыми может пользоваться субъект трудовых отношений – предприятие-работодатель. К ним относятся следующие:
- печать организации}
- печать отдела кадров.
Правильнее всего везде, где законодательно предусмотрено проставление подписи уполномоченного лица и печати, ставить печать организации. Ее необходимо размещать поверх подписи руководителя предприятия либо иного уполномоченного на совершение такого действия лица. Именно такая печать несет в себе высшую юридическую силу, в отличие от штампа сотрудников отдела кадров. Ее необходимо также размещать на копиях трудовых книжек, документах о получении работником образования, различных справках, которые выдаются отделом кадров, и выписках из трудовых книжек.
Вместе с тем, в Письме Федеральной службы по труду и занятости даются некоторые разъяснения по данному вопросу, в том числе следующее. Если печать содержит информацию о наименовании организации, месте его фактического или юридического нахождения, то это не должно повлечь нарушение прав работников, поскольку является своеобразным подтверждением, что он был трудоустроен у конкретного работодателя.
Что делать в случае, если печать поставлена некорректно
Иногда кадровые работники по определенным причинам поставили не ту печать, либо она оказалась не на своем месте. Несмотря на то, что такой исход событий нежелателен и может повлечь за собой возникновение неприятных последствий, не стоит отчаиваться. Существует несколько вариантов решения данной проблемы.
В случае, если отсутствует печать организации, лучше сразу обратиться к руководству предыдущего места работы для ее проставления.
Если основные реквизиты предприятия указаны неправильно, например, фирма претерпела процедуру реорганизации, а новые печати еще не поступили в распоряжение, то можно:
- поставить верную печать рядом с некорректной}
- совершить исправительную запись и рядом с ней поставить верную печать.
Таким образом, при возникновении вопроса, нужна ли печать в трудовую книжку, ответ будет однозначно положительный. Такая печать должна быть строго определенной формы и в обязательном порядке содержать наименование предприятия и его юридический адрес. Кроме того, чтобы избежать неприятных последствий в будущем с Пенсионным фондом при расчете размера пенсии, с потенциальными работодателями при оформлении на новую работу и иными субъектами, следите за правильностью ее размещения на страницах трудовой книжки.
Печать появилась еще за долго до такого, как наш современный мир начал существовать.
Еще в древнем Египте на папирусе фараоны закрепляли свою волю специальной печатью. Сегодня времена изменились, и печать можно приобрести практически везде и она не является предметом роскоши.
Об этом знают и не совсем чистые на руку работники, которые стремятся подделать печать какой-либо организации , тем самым подделав свой стаж тоже. Но не многие правонарушители знают о том, что существуют особые правила постановки печати .
Они известны лишь опытным сотрудникам отдела кадров и работодателям, которым не в первой оставлять записи в трудовой книге своих работников. Об этих правилах и нюансах мы сегодня и поговорим в нашей статье.
Печать в трудовой книжке
Обязательна ли печать?
Постановка печати в трудовой книге не оговорена Трудовым кодексом, однако упоминание об этом есть в инструкции по заполнению трудовых книжек для кадровиков .
Поэтому, следуя пунктам данного документа можно сделать вывод, что наличие печати в документе не только важно, но и обязательно одновременно.
Ведь только печать может придать документу всю его необходимую официальность и законность.
А вот в каких именно случаях ставится печать в документе, поговорим в следующем пункте.
Когда ставится?
Печать ставится в трудовой книжке и это факт , как мы выяснили в предыдущем пункте. Но начинающий кадровик, который еще не ознакомился до конца с инструкцией по заполнению трудовых книжек, наверняка не до конца разобрался в том, какие ситуации предполагают собой постановку печати. Начнем с их обсуждения.
Титульный лист трудовой книжки содержит очень важную информацию о работнике . К примеру, там содержатся сведения о его имени, фамилии, отчестве, дате рождения, образовании и специальности. Для того, чтобы подтвердить эти данные и тем самым доказать, что работник не приписывает себе чужие заслуги, первый официальный работодатель, который заводит работнику трудовую книжку, ставит на титульном листе соответствующую печать.
Так печать ставится в обязательном порядке при приеме гражданина на работу.
Также, постановка печати обязательна в случае, если работник был награжден или поощрен и об этом упоминалось в трудовой книжке.
В случае если работник был переведен или перемещен, также оставляем печать.
Если работник был уволен, мы тоже удостоверяем запись об этом в трудовой книжке печатью.
Последний случай, который тоже заверяется печатью трудовой, это случай когда изменено наименование организации.
Тогда в трудовую вносится упоминание об этом и ставится соответствующая печать с новыми измененными данными.
Где ставится?
В зависимости от того, какой случай стоит перед сотрудником отдела кадров, мы решаем, где ставится печать. Например, если речь идет о постановке печати на титульном листе, то мы ставим печать в нижнем правом углу. В данной печати мы ставим подпись и дату.
Если же речь идет о постановке печати в бланке, то, как правило, одной половиной она должна заходить на сведения о работе, а другой на упоминание о приказе.
Эта постановка печати считается правильной.
Также печать на которой ставится отметка в трудовой книге должна отвечать ряду особенностей . Так она должна не оставлять за собой грязь. Помимо этого печать должна быть достаточно четкой чтобы основные знаки и символы на ней читались. Также печать должна быть овальной или прямоугольной формы.
Какую именно печать нужно ставить?
Можно ли в трудовой книге ставить печать для документов?
В трудовой книге ставится печать, которая является официальной по всей организации . Поэтому если в организации есть еще какая-либо печать, кроме печати для документов, то поставить в трудовую нужно именно ее. Если же печать для документов является единственной в наличии в организации, то постановка отметки в трудовой осуществляется именно ей.
Что делать, если в трудовой плохо видна печать?
К сожалению, бывает так, что сотрудник отдела кадров не проверил печать заранее и при постановке непосредственно в трудовую книжку выяснил, что она не отчетливо видна. Такую трудовую работнику нельзя выдавать на руки.
Сотрудник отдела кадров должен либо сходить и поменять печать на работающую такого же вида и образца, либо попросить работника на пару ней отсрочить получения трудовой и изготовить новую печать.
Ставить поверх уже нанесенной печати другую, которая не совпадает с поставленной по форме и содержанию нельзя.
Если поставлена не та печать?
Часто бывает так, что в распоряжении сотрудников отдела кадров находится сразу несколько печатей. Иногда, задумавшись, сотрудники ставят совсем не ту печать в документ и не знают, что с этим делать. Самый плохой вариант – это отдать трудовую сотруднику.
Правильный вариант, это написать строкой ниже в трудовой, что данная запись не верна и уже под следующим порядковым номером продублировать ранее сделанную запись, но уже с правильной печатью.
Образец верной постановки печати в трудовой книжке
Заключение
На данном этапе заполнение трудовой заканчивается. Печать является завершающим штрихом и несет глубокий смысл. Печать доказывает факт работы работника в данной организации.
Сотрудники отдела кадров должны знать, как оформлять трудовые книги , а главное, как проставлять в них печати ведь только по общему виду оставленной записи следующий работодатель работника оценит профессионализм работы своего предшественника. Относитесь к постановке печати со всей серьезностью и тогда, возможно ни вы, ни ваш работник, ни сотрудник отдела кадров не столкнется с последствиями неправильно выполненных действий.
Законодатель своими статьями пытается регулировать вопрос постановки печати, но, к сожалению, данные статьи не сгруппированы в один раздел, а разбросаны по нормативно правовым актам в трудовой сфере.
Так самый важный документ, закрепляющий вообще все трудовые отношения и аспекты их касающиеся, а именно – трудовой кодекс , не содержит в себе отдельной статьи, посвященной постановке печати.
В трудовом кодексе есть несколько упоминаний о том, что любая запись в трудовую должна вноситься надлежащим образом, а что представляет из себя надлежащий образ – это уже забота других законодательных актов.
В этой просьбе нет ничего необычного, так как именно на работника возлагается ответственность за создание трудовой книжки для работника. В трудовую книжку вносится информация о работнике, а именно:
- фамилия;
- отчество;
- дата рождения;
- специальность;
- место обучения;
- уровень образования.
Именно эта информация заверяется печатью организации, то есть признается подлинность указанной здесь информации. Ставится ли печать в трудовой книжке при приеме на работу?
Печать ставится на запись о приеме на работу в непосредственном бланке трудовой. Таким образом, запись о приеме на работу считается вступившей в законную силу.
Также заверяется печатью запись об увольнении работника с должности. Еще один случай с применением печати – запись о внутреннем или внешнем переводе.
Печать имеет место быть в записи о награждении работника или о его поощрении. В случае если работник повысил свою квалификацию , также используется печать для внесения записи в трудовую книжку на общих основаниях.
Образец печати в трудовой книжке:
Какая она должна быть?
В организации могут находиться от одной и до пяти штук печати, которые используются в зависимости от их целевого назначения.
Но самыми распространенными видами печатей считаются общая печать организации и печать для документов . Последняя, как правило, находится у сотрудников отдела кадров. Именно они проставляют на данную печать на всю приходящую и уходящую документацию.
Общая печать организации хранится, как правило, у работодателя. Только он ставит ее на всевозможные документы и бланки, которые имеют официальное значение или же являются локальными нормативными актами.
Многие задаются вопросом, какая же именно печать должна находиться у сотрудника отдела кадров, можно ли в трудовой книжке ставить печать для документов?
Ответ на этот вопрос прост – трудовая книжка является официальным документом, а значит, печать, которая ставится в бланке, должна быть общей печатью организации . Печать для документов в данном случае не подходит для постановки.
Если по ошибке в трудовую книжку была поставлена печать для документов – это серьезная ошибка и запись необходимо переделывать.
Где ставить?
Печать должна иметь четкое определенное место на страницах трудовой книжки. В зависимости от того, какая информация занесена в трудовую, определяется и место соответствующей печати.
Если необходимо поставить печать на титульный лист трудовой книжки, то необходимо для начала поставить подпись работодателя. Как правило, подпись ставится в нижнем правом углу на правой стороне разворота двух страниц. Сверху на подпись и ставится печать таким образом, чтобы подпись максимально оказалась в центре.
Если же речь идет про бланк, то ставить печать необходимо под записью, желательно с правой стороны. Печать должна быть отчетливой и не перекрывать запись в трудовой книжке, тем самым делая проблематичным прочтение информации.
Рядом с печатью должна ставиться роспись работодателя. Таким образом, постановка печати имеет определяющее значение, ведь если поставить ее в неправильное место то либо будет усложнено прочтение информации из трудовой и на печати, либо расстояние между печатью и записью будет настолько большим, что будет сложно понять, относится печать к написанному в трудовой или нет.
Именно поэтому месту постановки штампа уделяют так много внимания сотрудники отдела кадров.
Проблемы возможны
Часто при постановке печати возникают проблемы различного рода. Плохо отпечаталась информация со штампа, по ошибке отпечаток оказался не на том месте и некоторые другие.
Также частенько сотрудники отдела кадров, у которых в пользовании находится большое количество печатей, путают штампы, и могу поставить совсем не относящийся к заполнению трудовой.
О том, что делать в таких ситуациях мы также расскажем далее.
В трудовой книжке поставлена не та печать
Бывает так, что сотрудник отдела кадров ошибается и ставит совсем ненужную печать под записью в трудовой. Первое, что необходимо предпринять в такой ситуации — это не поддаваться панике, а лучше успокоиться и спросить совета у старших коллег или обратиться к информации в инструкции для сотрудников отдела кадров.
Неправильную печать не стоит зачеркивать. Вы просто ставите следующий порядковый номер и пишите следующую фразу: «Запись № 1 не верна» . Также эту фразу можно написать и немного по-другому, вариаций масса. Самое главное — это смысл того, что написанное ранее не является верной и правдоподобной информацией.
Все, не этом исправление ошибки закончено и трудовая может спокойно отправляться в личное дело. Главное не забыть предварительно сделать запись в книге движения и хранения трудовых о том, что была допущена, но тут же исправлена ошибка.
Образец исправления печати смотрите ниже:
Если печать плохо видна и нечитаема?
Если поставленная вами печать не читается – не стоит огорчаться. Выход есть всегда. Если на месте поставленной печати практически не осталось оттиска, то просто наберите на печать краску и отпечатайте ее снова. Никто не заметит, что постановка была вторичной.Если же все таки информация с первой печати видна и вторую без грязи в трудовой поставить не получится, не переживайте.
Смочите печать в краске и поставьте печать рядом с нечитаемой . Постановка оттиска нечитаемой печатью не считается ошибкой, поэтому переписывание записи не является необходимым.
Заключение
Теперь вам известны все правила постановки печати в трудовой и вы, будучи и работником, и работодателем, и сотрудником отдела кадров, без труда сможете проверить правильность заполнения своей трудовой книжки.
Постарайтесь не допускать ошибки в заполнении трудовой, не всегда у вас будет возможность исправить ту или иную запись, спустя много лет после допущения в вашей трудовой ошибки.
Загрузка...
