Журнал ознакомления с графиком отпусков. Планирование периодов трудовых каникул сотрудников: лист ознакомления с графиком отпусков и его образец

Как правило, факт ознакомления работника с графиком отпусков (далее — ГО) подлежит фиксации на бумажном носителе. В качестве такой бумаги могут выступать:

• лист ознакомления с ГО;
• журнал ознакомления;
• ГО с дополненной графой об ознакомлении работников с датами начала и окончания отпуска (форма Т-7);
• ведомости, уведомления и др.

Поскольку законодательством это не урегулировано, работодатель сам решает, в каком документе фиксировать подпись работника (письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).

ВАЖНО! Извещение также может быть осуществлено в электронном виде посредством оформления документов усиленными квалифицированными подписями работника и работодателя (ст. 312.1 Трудового кодекса РФ, ст. 5, 6 закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Если таким документом является лист ознакомления с ГО, то он, как правило, содержит следующую информацию, приведенную в виде таблицы:

• Ф. И. О. работника;
• наименование его места работы и должность;
• даты дней отдыха;
• отметку об ознакомлении (дату и собственноручную подпись).

Скачать образец листа ознакомления с графиком отпусков под роспись можно по ссылке: Лист ознакомления с графиком отпусков (скачать образец) .

Нужно ли ознакомлять работников с графиком отпусков

При ответе на вопрос о том, нужно ли знакомить работников с графиком отпусков, следует обратиться к ст. 123 ТК РФ. Данная норма закрепляет за работодателем следующие императивные действия:

• принять ГО не позднее чем за 14 дней до 31 декабря;
• заблаговременно оповестить работника о дате начала дней его отдыха;
• обеспечить некоторым группам работников отпуск в подходящий для них срок.

ГО носит императивный характер для обеих сторон трудового договора. Так, работник не может самовольно уйти в отпуск без согласования с работодателем, такое действие может быть квалифицировано в качестве прогула.

ВАЖНО! Исключение составляют случаи, когда работник-донор сдал кровь и ему положены дни отдыха вне зависимости от согласия работодателя. Отсутствие на работе по данной причине не расценивается как прогул (п. 39 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 № 2).

Сроки ознакомления с графиком отпусков

Законодательством установлены минимальные сроки ознакомления с графиком отпусков — 2 недели до начала дней отдыха работника (ст. 123 ТК РФ). Верхние границы данного срока не предусмотрены.

Таким образом, работник может быть уведомлен о периоде своего отпуска в любое время с момента вынесения приказа об одобрении графика отпусков на соответствующий календарный год и за 2 недели до выхода в отпуск (см. апелляционное определение Самарского областного суда от 07.11.2012 № 33-10182/2012).

Подробнее о том, как принимается ГО, рассказывается в статье Приказ об утверждении графика отпусков - образец .

ВАЖНО! Невыполнение работодателем обязанности по своевременному оповещению работника о предстоящем отпуске наделяет последнего возможностью взять отдых в любое иное подходящее ему время (ст. 124 ТК РФ).

Таким образом, форма листа ознакомления с графиком отпусков выбирается работодателем на свое усмотрение. Как правило, в нем указываются сведения о работнике, период его отдыха. Факт ознакомления с указанным периодом удостоверяется собственноручной подписью работника.

Мы составим в декабре график отпусков на 2017г и распечатаем его, в нем в табличке будут заполнены такие графы как:- Должность- ФИО- Табельный номер- количество календарных дней- запланированная дата отпускаА когда приходит время сотруднику уходить в отпуск нам надо самим впсывать фактическую дату, если было перенесение отпуска, то тоже самостоятельно вписывать приказ и дату? Обязаны ли мы знакомить сотрудников под роспись с уходом их в отпуск или нет? Если мы не ознакомим есть ли штрафные санкции?

1.Если вы используете унифицированную форму графика отпусков Т-7, то на момент утверждения в табличной части графика должны быть заполнены графы с 1-й по 6-ю: структурное подразделение, должность, Ф.И.О., табельный номер, количество запланированных дней отпуска и запланированная дата его начала. Следующие графы (7–10) заполняются по мере использования отпусков. Заполненный график заверяет своей подписью руководитель кадровой службы. А при ее отсутствии любой другой уполномоченный сотрудник, например, главный бухгалтер. После чего окончательно утверждает заполненный документ руководитель организации. С этого момента документ обязателен и для работодателя, и для его сотрудников.

Фактическая дата отпуска (графа 7) заполняется после его окончания. Графы 8 и 9 (документ-основание переноса отпуска и новая дата его начала) заполняются на основании приказа о переносе отпуска.

2.О дате начала отпуска сотрудника нужно известить под подпись не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Формы и способы такого извещения организация определяет самостоятельно. Это могут быть отдельные извещения или уведомления сотрудников, ознакомительные листы и ведомости, проекты приказов (распоряжений) и т. п.

Если организацию будет проверять трудовая инспекция, она обязательно поинтересуется выполнял ли работодатель обязанность по извещению работников о начале отпуска. И при выявлении правонарушения может привлечь организацию к административной ответственности за нарушение трудового законодательства (ст.5.27 КоАП РФ).

Какие документы оформить для ежегодного оплачиваемого отпуска

График отпусков

График отпусков оформляют сотрудники отдела кадров. Если отдела кадров нет, то график может составить тот сотрудник, на которого возложены обязанности вести кадровый учет. Составляют этот документ на каждый календарный год. Причем подготовить его нужно за две недели до наступления этого периода. То есть, к примеру, график отпусков на 2017 год должен быть датирован не позже 16 декабря 2016 года (17 декабря – суббота).

Составляя график, учтите мнение выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии), специфику деятельности и пожелания сотрудников.

Уведомление об отпуске

За две недели до начала отпуска по графику необходимо уведомить об этом сотрудника. Причем сделать это нужно под подпись. Такое указание есть в части 3 статьи 123 Трудового кодекса РФ.

Формы и способы такого извещения определите самостоятельно . Это могут быть отдельные документы – извещения, уведомления, ознакомительные листы и ведомости, с которыми знакомятся сотрудники, проекты приказов (распоряжений) и т. п. Можно также дополнить график отпусков по форме № Т-7 графами 11 и 12. В одной сотрудник распишется в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другой проставит число, когда его об этом уведомили. Такие же рекомендации приведены в письме Роструда от 30 июля 2014 г. № 1693-6-1 .

Такой порядок предусмотрен частью 9 статьи 136 Трудового кодекса РФ.

Главбух советует: лучше просите всех сотрудников (в т. ч. и уходящих в отпуск по графику) написать заявление об уходе в отпуск.

Ведь в график довольно часто вносят изменения. А когда есть на руках заявления от сотрудников, отделу кадров и бухгалтерии легче будет контролировать отпуска, своевременно рассчитывать и платить отпускные.

Зимой, не позднее чем за две недели до наступления нового года. Его подписывает начальник отдела кадров, поскольку именно этот отдел занимается планированием отпусков сотрудников предприятия. Но не все работодатели знают, требуется ли ознакомление работников с графиком отпусков или можно обойтись без этой процедуры. Этот вопрос мы и рассмотрим в этой статье.

Так говорит закон

Когда кадровой службой график и в нем учтены пожелания сотрудников, наступает обязательный этап ознакомления работников с документом. Процедура эта не формальная, и без нее просто не обойтись. Об этом говорится в ст. 22 ТК РФ. Каждый работодатель обязан знакомить своих сотрудников со всеми локальными актами организации. Причем только с теми, которые связаны с осуществлением трудовой деятельности работниками предприятия. В какой форме нужно знакомить своих сотрудников с такими документами – это законодательством не прописано. Организация вправе сама выбирать форму для этого.

Особенности процедуры

Для удобства можно составить так называемый лист ознакомления с графиком отпусков или специальный журнал. Это наиболее популярные формы ознакомления. Лист разработать отдел кадров может свой, главное, прописать в нем такую информацию:

• Должность и Ф.И.О. сотрудника, которого будут знакомить с графиком.
• Отдел, к которому работник прикреплен.
• Точная дата, когда человеку сообщили об отпуске.
• Личная подпись сотрудника фирмы.

Оформляется такой лист как таблица. Отдел кадров указывает личные данные сотрудников, их должности и отделы работы, а сотрудник должен поставить только свою подпись и указать дату. Определенного срока хранения у такого листа нет, поэтому его рекомендуется сохранять примерно такое же время, как и другие локальные документы компании. Сам график отпусков должен храниться один год, до составления нового. Образец таблицы можно скачать .

Если сотрудник не согласен со временем своего отпуска и не желает подписывать документ, тогда подпись в специальном приложении ставит ответственное лицо. Работодатель может прислушиваться к , но делать этого не обязан. Поэтому если человек отказывается подписывать лист ознакомления, то это никак не влияет на график отпусков.

Когда компания не имеет возможности лично уведомить сотрудника об отпуске, то она обязана отправить ему письменное , причем не позже чем за 14 дней до начала самого отпуска. Что касается журнала отпусков, то в отличие от таблицы, он ведется несколько лет подряд. Он удобен тем, что сотрудники отдела кадров могут смотреть, как раньше отдыхали работники, и учитывать это при составлении следующих графиков.

Уведомление также возможно отправить человеку по электронной почте или использовать традиционные способы передачи информации. Но все равно, придется давать работнику документ под подпись. Вместо листа ознакомления можно использовать приказ об отпуске. В нем человек ставит свою подпись не позднее чем за 2 недели до отпуска. В этом же приказе должна стоять подпись руководителя организации. Такая форма ознакомления тоже допустима, и ее многие используют.

Льготные категории

• Несовершеннолетние лица.
• Беременные женщины.
• Те, кто усыновил детей до 3-месячного возраста.
• Те сотрудники, которые учатся.
• Работники с оставшимся неиспользованным отпуском.
• Люди, работающие по совместительству.
• Ветераны.
• Участники войны.
• Участники устранения аварии на Чернобыльской АЭС.
• Герои России.
• Почетные доноры РФ.

Работодатель имеет право сам устанавливать отпуска всем своим сотрудникам, независимо от их пожеланий. Но, тем не менее, заранее ознакомить каждого своего работника с таким графиком он обязан, иначе произойдет нарушение прав.

Подборка наиболее важных документов по запросу Ознакомление работников с графиком отпусков (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

Формы документов : Ознакомление работников с графиком отпусков

Путеводитель по кадровым вопросам. График отпусковУтвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников. Обычно такие графики вывешиваются в подразделениях или объявляются работникам под подпись. Однако помимо этого работодатель должен известить каждого работника о времени начала его отпуска не позднее чем за две недели (ч. 3 ст.

Составляем и утверждаем график отпусков

123 ТК РФ). Работодателю следует вести журнал извещения работников о времени начала отпуска или же индивидуально под расписку извещать каждого конкретного работника. Это позволит избежать претензий со стороны работника и (или) проверяющих органов относительно времени начала отпуска.

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Бланкер. ру

Если такие графики отсутствуют или не соблюдаются работодателем, трудовая инспекция может квалифицировать его действия как нарушение трудового законодательства. Организацию могут привлечь к административной ответственности и наложить на нее штраф в размере от 30 000 до 50 000 руб. или приостановить деятельность до 90 суток. Должностным лицам грозит штраф от 1000 до 5000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Форма графика отпусков N Т-7 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Вход на сайт

При этом днем увольнения считается последний день отпуска.

При предоставлении работнику отпуска с последующим увольнением по собственному желанию он имеет право отозвать свое заявление об увольнении до дня начала отпуска, если на его место не приглашен другой работник, которому в соответствии с законодательством не может быть отказано в заключении трудового договора.

По договоренности между работником и нанимателем трудовой может быть разделен на две части, если иное не предусмотрено коллективным договором, соглашением.

График отпусков подпись работников

То есть график на 2008-ой год должен быть подписан не позднее 17 декабря 2007 года. Поэтому если вы составили его уже в 2008 году, дату лучше поставить «задним числом».

Распределяя сроки ухода в отпуск, коммерсант исходит из пожеланий сотрудников (устных или письменных) и производственных возможностей. При этом не забывайте, что отдельным категориям отпуск предоставляется в удобное для них

Должен ли работодатель знакомить работников с графиком отпусков?

Но в силу части 2 статьи 22 Трудового кодекса РФ работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Срок, в течение которого работодателю необходимо ознакомить своих сотрудников с графиком, нигде не установлен.

Правила составления и оформления графика отпусков, образец

Следовательно, работодателю не обязательно знакомить работников с графиком отпусков сразу же после его утверждения, т.е.

Если сотрудник отказался подписать график отпусков

График должен быть составлен работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации на каждый календарный год и утвержден им не позднее чем за две недели до наступления календарного года.

Утвержденный график обязателен для исполнения как работодателем, так и работниками. Это означает, что ни работодатель, ни работник не могут в одностороннем порядке изменить установленное время ухода в отпуск.

Нужно ли знакомить сотрудников с графиком отпусков?

Мы решили обобщить имеющиеся мнения и разобраться в нюансах кадрового делопроизводства. Оказалось, что менеджеры по персоналу обладают в этом вопросе значительной свободой.

Для начала уточним, что говорит по этому поводу Трудовой кодекс РФ. В статье 123, регламентирующей очередность предоставления, необходимость под роспись знакомить всех сотрудников именно с графиком отпусков не предусмотрена.

Ознакомление с графиком отпусков

В ТК нормы нет, но сколько читала статей (кстати ссылок не встречала на нормативные акты:-)) с утвержденным графиком отпусков нужно ознакомить всех работников организации. Это можно сделать двумя способами:

· дополнить форму № Т-7 графой 11 «С графиком ознакомлен (дата, подпись)» или «О времени начала отпуска извещен (дата, подпись)»;

Раньше у меня был лист ознакомление, как приложение к ГО.

По каким правилам составлять график отпусков на 2014 год

123 ТК РФ). Этот документ обязателен и для работодателя, и для всех сотрудников (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).

В случае если график отпусков отсутствует или же он составлен с нарушениями действующих правил, виновные могут быть привлечены к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ за нарушение законодательства о труде и об охране труда. На них может быть наложено следующее наказание:

— воспользоваться унифицированной формой № Т-7.

Составление графика отпусков: требования закона, правила и практические советы

Так, график отпусков составляется и утверждается один раз в год, без права вносить в него изменения (можно записать туда только изменения в сроках, если они имеют место, а изменение сроков отпуска возможно только на основании такого документа, как приказ о переносе отпуска, подписанный руководителем организации). Он согласовывается с администрацией предприятия и профсоюзным органом (если таковой имеется).

График отпусков составляется с учетом пожеланий работников и, конечно, с учетом особенностей рабочего процесса.

Данная процедура необходима для того, чтобы процесс производства продолжался без остановки.

График отпусков является обязательным документом в любом учреждении независимо от количества человек. Новым сотрудникам отпуск дается только по согласованию с руководителем.

Ознакомление работников с графиком отпусков, примеры

Безусловно, желательно с графиком отпусков организации каждого работника ознакомить под роспись. Однако в унифицированной форме Т-7 отсутствуют графы, предназначенные для проставления подписей самими работниками. Выйти из этой ситуации мы можем двумя путями.

1. Сделать лист ознакомления с графиком отпусков организации в произвольной форме. Он может выглядеть так, как показано в примере ниже.

Лист ознакомления работников с графиком очередных отпусков (образец)

┌────┬─────────────────────┬────────────────────────┬──────────────┬────────────┬──────────────┐ │ N │ Структурное │ Должность │ Ф.И.О. │ Дата │ Отметка об │ │ │ подразделение │ │ работника │ознакомления│ ознакомлении │ ├────┼─────────────────────┼────────────────────────┼──────────────┼────────────┼──────────────┤ │ 1. │Цех N 1 │Водитель электропогруз-│Н.Н. Северов │14.12.2013 │ │ │ │ │чика │ │ │ │ ├────┼─────────────────────┼────────────────────────┼──────────────┼────────────┼──────────────┤ │ 2. │Цех N 1 │Начальник цеха │А.А. Снегов │14.12.2013 │ │ ├────┼─────────────────────┼────────────────────────┼──────────────┼────────────┼──────────────┤ │ 3. │Цех N 1 │Грузчик │Б.Б.

Как утверждается график отпусков по ТК РФ?

Снежинкин│14.12.2013 │ │ └────┴─────────────────────┴────────────────────────┴──────────────┴────────────┴──────────────┘ Вице-президент по работе с персоналом Виталёва И.В. ─────────────────────────── ─────────────────── ───────────────────── (должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)

2. Добавить в унифицированную форму Т-7 столбец под названием: «отметка об ознакомлении с графиком». Такая модифицированная форма графика отпусков удобнее, чем лист ознакомления с отпускным режимом.

Нормативно-правовой основой для подобных нововведений является порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации. В частности, в нем сказано, что в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом РФ, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения, включая код, номер формы, наименование документа. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации. Образец составления приказа о внесении изменений в унифицированную форму первичной учетной документации Т-7 приведен в примере ниже.

ООО «Север»
Приказ N 135
01.12.20013, г.Москва

О внесении изменений в унифицированную форму первичной учетной документации Т-1

В связи с необходимостью ознакомления работников с графиком отпусков и руководствуясь частями второй и третьей порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденного постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20, приказываю:

1. Унифицированную форму графика отпусков (форма N Т-7), утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, дополнить следующими реквизитами:
1.1.

После столбца «Примечание» добавить столбец со следующим наименованием: «Отметка об ознакомлении».

2. Начальнику отдела кадров предприятия Виталёвой И.В.:
2.1. Обеспечить изготовление бланков приказа с дополнениями, указанными в пункте 1 настоящего приказа.
2.2. С 14 декабря 2013 года применять при составлении графика отпусков унифицированную форму приказа Т-7 с внесенными в нее дополнениями.

Генеральный директор предприятия (подпись директора с расшифровкой).

Ежегодно не позднее чем за две недели до наступления календарного года работодателем утверждается график отпусков на предстоящий год. После того как график утвержден, он становится обязательным как для работодателя, так и для работника. Должен ли работодатель знакомить работников с графиком отпусков?

График отпусков следует доводить до сведения работников

Трудовое законодательство напрямую не обязывает работодателя знакомить работников с графиком отпусков. Но в силу части 2 статьи 22 Трудового кодекса РФ работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

К тому же ознакомление работников с графиком отпусков позволит в течение года избежать претензий с их стороны.
Таким образом, работодателю следует утвержденный график отпусков доводить до сведения всех работников.

Как оформить ознакомление с графиком отпусков?

Каким образом оформлять ознакомление работников с графиком отпусков, работодатель решает самостоятельно.
Сделать это можно так:

• в унифицированную форму №Т-7 внести дополнительную графу 11 «С графиком отпусков ознакомлен.

  10 типичных нарушений при составлении графика отпусков

  Подпись, дата»;

• приложить к графику отпусков лист ознакомления, в котором работники указывают дату ознакомления с графиком и ставят свою подпись.

Сроки ознакомления с графиком отпусков

Срок, в течение которого работодателю необходимо ознакомить своих сотрудников с графиком отпусков, нигде не установлен. Следовательно, работодателю не обязательно знакомить работников с графиком отпусков сразу же после его утверждения, т.е. за две недели до начала календарного года. Это можно сделать и в начале года.

Обратите внимание!

Помимо того, что работники знакомятся с графиком отпусков, работодатель обязан еще раз индивидуально уведомлять каждого работника о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала (статья 123 Трудового кодекса Российской Федерации).